商务与贸易部（DBT）作为“数据控制者”，如何处理个人数据，以回应专门发送至货物监管邮箱的电子邮件查询。
January 31, 2026 at 09:30AM
在公共机构层面，数据控制者指的是决定个人数据处理目的和方式的实体。对于商务贸易部（Department for Business and Trade，简称 DBT）来说，当公众将邮件发送至 Goods Regulation 邮箱以提出查询时，DBT 即在该查询的处理过程中担任数据控制者。
处理目的和法律基础：DBT 处理个人数据的主要目的，是为了理解查询、在规定时间内提供准确、相关的回复，并完成相关的业务流程和记录。此类处理通常基于履行公共任务的法律基础或实现官方职能的需要；在某些情形下，也可能基于与公众沟通和服务的正当利益。
数据类别与最小化：所涉及的个人数据通常包括您的姓名、联系方式、查询内容及相关附件等。DBT 将严格遵循数据最小化原则，仅处理为回应查询所必需的信息。
内部共享与处理者：为了完成回应，个人数据可能在部内的相关单位、以及承担技术支持、邮件服务与数据处理的外部服务提供商之间共享。此类共享均在合约框架下由数据处理者执行，且仅限于完成该查询所需的范围。
安全性与保留：DBT 采取技术和组织措施来保护数据安全，包括在传输过程中的加密、对系统的访问控制、日志审计等。数据的保存时间遵循政府的记录保留政策，通常在回答查询后根据规定的期限进行归档或删除。
跨境传输与外部服务：如需将数据交由位于英国境外的服务提供商处理，DBT 将确保采取适当的保障措施，确保数据在传输中的安全与合规。
权利与申诉：您有权在法律框架下访问、修正或在特定情况下请愿限制处理。若对个人数据的处理有疑问或担忧，可以通过部内的数据信息保护渠道提出请求，或向英国信息专员办公室 ICO 进行申诉。
如何在实际操作中行使权利：请在邮件中清晰标注您的身份信息以便核验，同时描述您希望的权利行动。DBT 将在法定时限内回复并告知后续安排。
结语：作为数据控制者，DBT 致力于在回应公众查询时，确保个人数据的安全、保密与合法使用，同时提供透明的权利保护与清晰的处理流程。
